Le coffre RH : le dossier de chaque salarié, complet, rangé et protégé
Contrats, bulletins, diplômes, attestations : tout est déposé une fois, retrouvé en quelques secondes, et partagé avec les bonnes personnes seulement. Un coffre pensé pour la RH, et un espace pour chaque salarié.
Nous ne sommes pas revendeurs, nous concevons nos logiciels et nous nous adaptons à votre métier.
Où sont vos documents aujourd’hui ?
Un contrat dans un classeur, un diplôme dans un e-mail, un bulletin sur la clé USB de quelqu’un. Quand il faut un document, on le cherche ; quand il est périmé, personne ne le sait. Le coffre RH remet tout au même endroit, avec un historique.
Six gestes
- 1
Déposer
Vous glissez un document, ou un PDF qui contient les pièces de plusieurs agents : le coffre le sépare et le range dossier par dossier.
- 2
Classer
Le type de document est reconnu et proposé ; vous validez. Les doublons sont repérés avant d’encombrer le dossier.
- 3
Retrouver
Une recherche, le dossier du salarié s’ouvre, avec ce qu’il contient et ce qui manque.
- 4
Diffuser
Le règlement intérieur, la note de service, le livret d’accueil sont publiés une fois et reçus par les personnes concernées.
- 5
Demander
Le salarié demande une attestation depuis son espace ; la RH traite et répond, la réponse se range dans son dossier.
- 6
Être alerté
Un titre, un contrat ou une habilitation arrive à échéance : la personne concernée et la RH sont prévenues à temps.
Côté RH
- Un dossier complet par salarié, avec la liste des pièces attendues et celles qui manquent
- Des demandes à traiter au même endroit
- Des échéances qui se surveillent toutes seules
- Des versions et un historique des documents
- Les changements de coordonnées validés avant d’entrer au dossier
- Le suivi des dotations remises à chaque agent
Côté salarié
- Mes documents toujours à portée de main
- Une demande d’attestation en quelques touches
- Les documents de l’entreprise à jour
- Des rappels quand une pièce expire
- Mes coordonnées mises à jour, validées par la RH
- Mes notes de frais et mes justificatifs déposés depuis mon téléphone
- Le suivi de mes dotations : badge, tenue, matériel remis
Neuf fonctions
- Dépôt et import en nombre
- Recherche et consultation
- Classement assisté par IA
- Séparation d’un PDF multi-agents
- Bibliothèque de documents communs
- Diffusion liée aux événements RH
- Demandes et réponses documentaires
- Échéances et alertes
- Versions, empreinte et détection des doublons
Chaque document a ses règles
Chaque document a ses règles : qui peut le voir, le modifier, le diffuser. Les documents sensibles peuvent demander un code à usage unique avant ouverture. Les actions laissent une trace.
Sens NumeriK accompagne ses clients dans leurs démarches auprès de la CDP et respecte la réglementation sur les données personnelles.
L’arrivée d’un nouvel agent
Lundi, un nouvel agent est créé dans la plateforme. Le livret d’accueil et le règlement intérieur arrivent dans son espace ; la RH voit la liste des pièces à fournir ; il dépose son diplôme depuis son téléphone ; le coffre le range ; la pièce manquante disparaît de la liste. Un an plus tard, l’habilitation expire : une alerte part avant, pas après.
Un seul compte, un seul endroit
Le coffre est relié au reste de Jabali RH : un agent créé reçoit ses documents, une absence peut porter son justificatif, les fiches de poste se rattachent aux plannings.
Questions fréquentes
Qui voit mes documents ?+
Les droits sont réglés document par document : chaque document a ses règles sur qui peut le voir, le modifier et le diffuser.
Peut-on importer nos dossiers existants ?+
Oui. L’import se fait en nombre, par dépôt de fichiers ou de PDF contenant les pièces de plusieurs agents.
Le salarié a-t-il son propre espace ?+
Oui. Chaque salarié retrouve ses documents, peut demander une attestation et reçoit les documents de l’entreprise.
Que se passe-t-il quand un document expire ?+
Une alerte part avant l’échéance, vers la personne concernée et vers la RH.
Faut-il Jabali Pointage pour avoir le coffre ?+
Non. Les modules de la plateforme Jabali s’activent à la carte : le coffre peut s’utiliser seul.
Et si nous avons déjà un logiciel de paie ?+
Le coffre range et diffuse les documents, il ne remplace pas votre paie.
Voyez votre propre dossier du personnel dans le coffre.
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